Ref: 20262201

Vissa kan personalsystem. Andra kan hålla ordning på en chefs kalender. Kan du båda?

Då har vi kanske jobbet för dig! Vi söker en strukturerad och lösningsorienterad person som vill vara både systemproffs och chefens högra hand.

Arbetsuppgifter

Hos oss får du en varierad och viktig roll där ingen dag riktigt är den andra lik. Du kombinerar systemstöd och administration med ett nära samarbete med HR-chefen och förvaltningens chefer och administratörer.

Det här är en roll för dig som tycker om att ha många kontaktytor, trivs med att hjälpa andra och uppskattar kombinationen av självständigt arbete och nära samarbete. Du blir en del av ett team där vi tillsammans arbetar för att skapa goda förutsättningar för verksamheten och våra medarbetare.

I rollen får du en varierad vardag där dina främsta arbetsuppgifter kommer vara:

HRutan och medvind: Du blir en viktig kontaktperson och ett stöd för verksamheten i dessa två system. Du hjälper till att hitta lösningar, svara på frågor och bidra till att systemen används på ett smidigt och effektivt sätt.

Stöd till HR-chefen: Du kommer ha ett nära samarbete med HR-chefen, där du fungerar som ett viktigt administrativt stöd i vardagen. Det kan handla om allt från att planera och samordna aktiviteter till att hålla ordning på möten, bokningar och underlag. Din förmåga att skapa struktur och ligga steget före kommer därför att vara en viktig del av rollen.

Dokumenthantering: Ansvara för arkivering, gallring och diarieföring av handlingar och bidra till en strukturerad och välordnad dokumenthantering.

Andra arbetsuppgifter som kan förekomma är bland annat:

Arbete med den administrativa delen av förvaltningens medarbetarenkät

Administration av rikskort

Lönebidrag

Kvalifikationer

Krav:

Gymnasieutbildning

Minst 5 års erfarenhet inom en administrativ roll inom HR-området

Erfarenhet av att arbeta i personalsystem, tex HRutan

Erfarenhet av att vara ett nära chefsstöd

Erfarenhet av offentlig sektor

Erfarenhet av att arbeta i systemet Medvind

Mycket goda kunskaper i svenska

Mycket goda kunskaper i Office 365

Meriterande:

Eftergymnasial utbildning inom administration eller HR-området

Erfarenhet av HRutan

Erfarenhet av Platina

Erfarenhet av arkivering, gallring och diarieföring av handlingar.

För att lyckas i rollen är det viktigt att du har en god administrativ förmåga och kan skapa struktur i ditt arbete. Eftersom en del av rollen är att ge service åt förvaltningens chefer i olika frågor är det viktigt att du kan anpassa dig efter andra och leverera önskat resultat på utsatt tid. Vi tror att du är en person som tycker om att hjälpa andra och som gärna tar ansvar för att saker blir gjorda. Du är lösningsorienterad och har lätt för att sätta dig in i nya frågor och system. När du stöter på ett problem ser du möjligheter och försöker hitta en väg framåt.

I rollen kommer du att hantera information som kan vara känslig och det är därför mycket viktigt att du har hög integritet och är noggrann med att hantera information med stor respekt och sekretess. Du förstår vikten av att rätt information hanteras av rätt person och känner dig trygg i att följa de regler och riktlinjer som gäller för sekretess och informationshantering.

Nya arbetsuppgifter kan tillkomma och därför ser vi gärna att du har en vilja att lära dig nytt och en förmåga att anpassa dig till förändrade omständigheter.

Vilka är vi?

HR-avdelningen på Serviceförvaltningen består av HR-chef samt 18 medarbetare med en stor kompetens inom hela HR-området. Vi har flertalet verksamhetsnära HR-konsulter samt flertalet specialister inom bland annat rehab, arbetsmiljö och arbetsrätt. Vi arbetar dessutom med målstyrning, mänskliga rättigheter och antidiskriminering. Våra tre HR-administratörer som har stenkoll på bland annat personalsystem, ärendehantering och övrig HR-administration. Vi är ett glatt gäng som tycker om att skratta, äta gemensamma luncher och ta en och annan AW. Vi lär oss gärna av varandra, oavsett om det gäller det senaste inom HR eller vilken TV-serie man borde börja titta på. Varmt välkommen till oss!

Om arbetsplatsen

Serviceförvaltningen är uppdelad i fem avdelningar och erbjuder allt från färdtjänst till IT och att svara medborgarna i Malmö stads kontaktcenter. Vi underhåller gator, parker, grönytor och stränder, förvaltar Malmö stads alla byggnader och ser till att våra skolelever får bra och näringsrik mat. Tillsammans är vi en smart servicepartner till staden.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform:Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid

Möjlighet till distansarbete: Ja, utifrån verksamhetens behov

Antal tjänster: 1

Tillträde: Enligt överenskommelse

Övrigt

På serviceförvaltningen har vi en gemensam ledarstrategi för att främja ett gott ledarskap för dig som medarbetare och en bra verksamhet för Malmöbon. Vi vill att både våra medarbetare och ledare ska ha en bra arbetsmiljö och utvecklas hos oss. Läs mer om ledarstrategin https://malmo.se/Om-Malmo-stad/Var-organisation/Forvaltningar/Serviceforvaltningen/Serviceforvaltningens-ledarstrategi---forvantningar-pa-dig-som-chef.html På serviceförvaltningen erbjuder vi möjlighet till distansarbete, förutsatt att det fungerar för verksamheten och passar dina individuella förutsättningar. I denna tjänst finns det möjlighet till distansarbete på deltid efter dialog med din chef. Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov. Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

HR-administratör till serviceförvaltningens HR-avdelning · Malmö kommun